Onnistu osallistujaviestinnässä tällä kahdeksan kohdan muistilistalla. Tässä blogitekstissäni käsittelen nimenomaan tapahtuman sekä siihen jo ilmoittautuneen tai pääsylipun jo ostaneen osallistujan välistä viestintää.

 

Suunnittelu
Niin kuin kaikessa viestinnässä myös osallistujaviestinnässä homman a ja ö on huolellinen suunnittelu sekä suunnitelman toimenpiteiden sijoittaminen kalenteriin. Tapahtumasta viestittäessä aikataulutuksen rooli korostuu jopa vielä normaaliakin enemmän, koska tapahtuma on sidottu tiettyyn aikaan ja siksi myös viestintätoimenpiteiden on tapahduttava täsmällisesti ajallaan. Mitä hyötyä on esimerkiksi osallistujan oppaan tai tapahtumainfon lähettämisestä vasta, kun tapahtuma on jo alkanut?

Kalenteri on siis tapahtumatiedottajan paras kaveri. Sinne kirjataan tärkeät viestinnälliset etapit, kuten esimerkiksi lipunmyynnin aloitus, hintaportaat, muut mahdolliset tapahtumat, promotilaisuudet, osallistujan oppaan lähetys sekä tärkeät juhlapäivät tai -kaudet. Kun kaikki tärkeät tapahtumat ja ajankohdat ovat konkreettisesti kalenterissa, saa toimivan työkalun viestinnällisten toimenpiteiden, sisältöjen sekä päämäärien pohdintaan.

Vahvistusviesti
Kun asiakas on ilmoittautunut tapahtumaan, on hänelle tarjottava välittömästi vahvistus ilmoittautumisesta. Näin hän sekä varmistuu ilmoittautumisen onnistumisesta että myös kokee tapahtumajärjestäjän välittävän hänestä. Tapahtumalle puolestaan tämä ensimmäinen ilmoittautumisen jälkeinen kontakti asiakkaaseen on tärkeä tapa vakuuttaa hänet valinnastaan. Ensikosketus on mielikuvien ja tunteiden kannalta äärimmäisen tärkeä: asiakkaalle tulee jäädä hyvä fiilis, jolloin hän on myös jatkossakin altis vastaanottamaan tapahtumaa koskevaa tietoa. Vahvistusviestissä kannattaa myös tarjota osallistujalle jokin lisäarvo tai -mahdollisuus, kuten etuhinta majoitus- tai kuljetuspalveluun.

Osallistujasuhteen ylläpito
Oltiinpa kuinka someaikaudella hyvänsä, ei sähköposti ole menettänyt arvoaan. Se mahdollistaa tehokkaan keinon tavoittaa osallistuja, muistuttaa häntä osallistumisestaan tapahtumaan, tarjota hänelle tärkeää tietoa tapahtumasta sekä nostattaa hänen intoaan ja sitoutumistaan tapahtumaa kohtaan. Sähköpostitse viestintä on helppo kohdistaa vain osallistujille ja vielä tarkemmin juuri tietyt kriteerit täyttäville osallistujille. Kun perusjutut ovat kohdillaan, kannattaa perehtyä viestinnän automaation mahdollisuuksiin.

Kotisivut
Olipa tapahtuma minkälainen hyvänsä, tulisi siihen osallistumisen olla mahdollisimman helppoa. Tämän tavoitteen täyttämisessä kotisivuilla on tärkeä rooli: hyvä kotisivu ohjaa asiakkaan ilmoittautumaan tai ostamaan pääsylipun vaivattomasti ja tarjoaa ostajan ja osallistujan tarvitseman tiedon kätevästi ilman turhaa selailua. Mitä pidempään asiakas joutuu etsimään vastausta, sitä todennäköisemmin hän turhautuu ja suhtautuu tapahtumaan negatiivisesti tai jättää jopa ostopäätöksen tekemättä.

Some
Somessa saa herkutella. Toki sitä voi ja kannattaa käyttää myös tiedon välittämiseen, mutta se ei saa olla ainoa tiedonvälityksen kanava, koska somen kautta tieto ei tavoita kaikkia osallistujia. Somessa sen sijaan nostatetaan tunnelmaa, herätetään keskustelua ja sitoutetaan tapahtuman osallistujia levittämään tapahtuman sanomaa. Parhaimmillaan onnistunut asiakasviestintä somessa tuo tapahtumalle paitsi näkyvyyttä myös asiakassuosituksia, jotka johtavat uusiin ostoihin. Somessa tapahtuman osallistujat ikään kuin valjastetaan tapahtuman markkinointitiimin jäseniksi. Tapahtuman someviestinnässä kannattaa myös hyödyntää avainsanoja eli hashtageja sekä esimerkiksi paikkamerkintöjä, jotta kuluttajat voivat helposti löytää lisää tunnelmia tapahtumasta ja ruokkia somea myös itse.

Molemminpuolinen viestintä
Viestinnän kahdensuuntaista luonnetta korostetaan monesti, eikä suotta. Molemminpuolisuus tapahtumaviestinnässä luo yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvuutta, auttaa kehittämään tapahtumaa, saa osallistujat tuntemaan mielipiteensä arvokkaiksi ja herättää keskustelua. On tärkeää muistaa, että myös asiakaspalvelu ja palautteiden kerääminen ovat osa molemminpuolista viestintää. Yhden epäonnistuneen palvelukokemuksen aiheuttamaa lommoa tapahtuman maineeseen voi olla vaikea korjata edes kymmenellä erittäin hyvin onnistuneella kokemuksella. Lisäksi palautteeseen on aina syytä reagoida. Jos osallistuja on kokenut, ettei tapahtuma ole toteuttanut lupauksiaan, voi onnistuneella viestinnällä vielä korjata paljonkin.

Lehdistö
Unohdetaan tältä erää kaikki se, miten lehdistöä voi innostaa kirjoittamaan tapahtumasta mielenkiintoisia uutisia, juttuja sekä raportteja, ja keskitytään vain olemassa olevien osallistujien tiedottamiseen. Riippuu tietysti tapahtuman luonteesta ja koosta, miten halukkaita mediat ovat siitä uutisoimaan. Silloin, kun tapahtuma kiinnostaa paikallisia tai vaikuttaa jotenkin esimerkiksi liikenteeseen, ovat erityisesti paikallismediat usein valmiita julkaisemaan tietoja tapahtumasta. Tämä tilaisuus kannattaa hankkia laadukkaalla lehdistö- ja mediatiedottamisella sekä hyödyntää tarjoamalla tietoa paitsi osallistujille myös mahdollisille muille tapahtumakävijöille tai ohikulkijoille.

Kiitosviesti ja jälkihoito
Heti tapahtuman jälkeen lähetettävä kiitosviesti on yksi tapahtuman tehokkaimmista viesteistä, sillä tapahtuman synnyttämät tunteet ovat vielä osallistujan tuoreessa muistissa. Olipa osallistujakokemus siis onnistunut tai epäonnistunut, osallistuja on luultavasti vastaanottavainen tapahtuman viestille. Kiitosviesti tarjoaakin paitsi mainion tilaisuuden kiittää osallistujia myös kerätä palautetta, julkaista tulevan tapahtuman tietoja ja tarjota osallistujalle jotakin lisää, kuten etuhinta, valokuvia tapahtumasta tai jonkinlainen todistus osallistumisesta. Kiitosviestin jälkeenkään yhteyttä olemassa olevaan asiakkaaseen ei kannata päästää ruostumaan, sillä uusien asiakkaiden hankinta osoittautuu usein paljon kalliimmaksi kuin vanhojen asiakassuhteiden ylläpito.

  

Oma osallistujaviestinnän kokemukseni on kertynyt Juoksuaika-tapahtumien tiedottajan työstä. Jos tarvitset apua omassa tapahtumaviestinnässäsi, ota yhteyttä! Jos haluat jatkossakin lukea blogitekstini, tilaa uutiskirjeeni tästä.


Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *